Introducción

Para que un docu­mento público sea reco­no­cido en el extran­jero ha de ser cer­ti­fi­cada su auten­ti­ci­dad por la auto­ri­dad del estado que lo emite, y esta cer­ti­fi­ca­ción se llama apos­ti­lla (apos­ti­lla de La Haya). Lo que se cer­ti­fica es el ori­gen del docu­mento apos­ti­llado, es decir, la auten­ti­ci­dad de la firma y sello de la auto­ri­dad emi­sora así como su capa­ci­dad para expe­dirlo den­tro del orde­na­miento jurí­dico del estado en cues­tión, y no su con­te­nido.

Este sis­tema se implantó mediante un Con­ve­nio de fecha 5 de Octu­bre de 1961 fir­mado en La Haya por deter­mi­na­dos paí­ses al que luego se unie­ron otros tan­tos (hoy unos cien, inclu­yendo todos los de la Unión Euro­pea). Es cono­cido como Con­ve­nio de la Haya. Para ser apli­cado, ambos esta­dos han de haber fir­mado el Con­ve­nio (el estado en el que se emite el docu­mento y el estado en que se quiere hacer valer).

No obs­tante, el 16 de febrero de 2019 entró en vigor el Regla­mento UE 2016/1191 por el cual deter­mi­na­dos docu­men­tos públi­cos no nece­si­tan de la apos­ti­lla para que ten­gan plena efi­ca­cia, como más ade­lante se expon­drá.

Con­ve­nio Supri­miendo la Exi­gen­cia de Lega­li­za­ción de los Docu­men­tos Públi­cos Extran­je­ros (hecho el 5 de octu­bre de 1961)¹

Los Esta­dos sig­na­ta­rios del pre­sente Con­ve­nio, deseando supri­mir la exi­gen­cia de lega­li­za­ción diplo­má­tica o con­su­lar para los docu­men­tos públi­cos extran­je­ros, han resuelto con­cluir un Con­ve­nio a tal efecto y han acor­dado las dis­po­si­cio­nes siguien­tes:

Artículo 1: El pre­sente Con­ve­nio se apli­cará a los docu­men­tos públi­cos que hayan sido auto­ri­za­dos en el terri­to­rio de un Estado con­tra­tante y que deban ser pre­sen­ta­dos en el terri­to­rio de otro Estado con­tra­tante.

¿Qué documentos deben apostillarse?

Solo los docu­men­tos públi­cos, que son:

• Docu­men­tos judi­cia­les: Docu­men­tos dima­nan­tes de una auto­ri­dad o fun­cio­na­rio vin­cu­lado a una juris­dic­ción del Estado (magis­tra­dos, jue­ces, secre­ta­rios judi­cia­les, letra­dos de la admi­nis­tra­ción de jus­ti­cia, fis­ca­les, ofi­cia­les o agen­tes judi­cia­les, etc.)
• Docu­men­tos admi­nis­tra­ti­vos: Docu­men­tos dima­nan­tes de los fun­cio­na­rios públi­cos (sean de ámbito esta­tal, de las comu­ni­da­des autó­no­mas, o entes loca­les –dipu­tacio­nes, ayun­ta­mien­tos, cabil­dos, con­ce­jos, etc.-).
• Docu­men­tos nota­ria­les: Docu­men­tos auto­ri­za­dos por un Nota­rio (escri­tu­ras y actas).
• Docu­men­tos pri­va­dos sobre los que se haya estam­pado una cer­ti­fi­ca­ción ofi­cial o nota­rial (de auten­ti­ci­dad, de regis­tro, de legi­ti­ma­ción de firma, etc.).

No obs­tante lo ante­rior, a pesar de ser públi­cos, no nece­si­tan apos­ti­lla los siguien­tes docu­men­tos:

• Docu­men­tos expe­di­dos por fun­cio­na­rios diplo­má­ti­cos o con­su­la­res.
• Docu­men­tos admi­nis­tra­ti­vos rela­cio­na­dos direc­ta­mente con una ope­ra­ción comer­cial o adua­nera.
• Docu­men­tos que por apli­ca­ción de otros con­ve­nios inter­na­cio­na­les estén expre­sa­mente exen­tos de ser apos­ti­lla­dos.

¿Quién puede solicitar la apostilla de un documento?

No es nece­sa­rio que el soli­ci­tante sea intere­sado o parte en el docu­mento, basta tenerlo. Es decir, cual­quier per­sona puede soli­ci­tar la apos­ti­lla de un docu­mento ori­gi­nal que esté en su pose­sión.

¿Y quién emite la apostilla?

Cada estado decide qué auto­ri­dad es com­pe­tente para apos­ti­llar los docu­men­tos emi­ti­dos en su terri­to­rio, pudiendo ser una o varias. En España, depen­diendo del tipo de docu­mento, exis­ten varias auto­ri­da­des para tal fin:

1. Docu­men­tos judi­cia­les expe­di­dos por la Audien­cia Nacio­nal y por el Tri­bu­nal Supremo: Secre­ta­rios de Gobierno de los res­pec­ti­vos tri­bu­na­les o en quien ellos dele­guen.
2. Otros docu­men­tos judi­cia­les (los cer­ti­fi­ca­dos expe­di­dos por el Regis­tro Civil son docu­men­tos judi­cia­les) y docu­men­tos admi­nis­tra­ti­vos (*): (i) Minis­te­rio de Jus­ti­cia (a tra­vés de su Ofi­cina Cen­tral de Aten­ción al Ciu­da­dano, de las Geren­cias Terri­to­ria­les o de las Ofi­ci­nas Dele­ga­das). (ii) Secre­ta­rías de Gobierno de los Tri­bu­na­les Supe­rio­res de Jus­ti­cia.
3. Docu­men­tos nota­ria­les o docu­men­tos pri­va­dos con firma legi­ti­mada por Nota­rio: Cole­gios Nota­ria­les o nota­rios dele­ga­dos por dichos Cole­gios.
4. Docu­men­tos públi­cos judi­cia­les expe­di­dos por la Audien­cia Nacio­nal y el Tri­bu­nal Supremo: Secre­ta­rios de Gobierno de los res­pec­ti­vos tri­bu­na­les o en quien ellos dele­guen.

(*) En algu­nos casos, deter­mi­na­dos docu­men­tos admi­nis­tra­ti­vos nece­si­tan que pre­via­mente sea reco­no­cida la firma de la auto­ri­dad que lo expide.

Apostilla en formato electrónico

El Minis­te­rio de Jus­ti­cia de España tam­bién ofrece emi­tir la apos­ti­lla elec­tró­nica que­dando todas ellas incor­po­ra­das en un único Regis­tro elec­tró­nico. Los docu­men­tos emi­ti­dos en papel pue­den ser apos­ti­lla­dos tanto en papel como elec­tró­ni­ca­mente, pero los emi­ti­dos en soporte elec­tró­nico solo pue­den ser apos­ti­lla­dos en for­mato elec­tró­nico. Las apos­ti­llas elec­tró­ni­cas están fir­ma­das digi­tal­mente y con­ten­drán el docu­mento público embe­bido en ellas, con lo que se garan­tiza que el docu­mento apos­ti­llado no ha sido alte­rado tras su emi­sión (ya que dis­po­nen de un Código Seguro de Veri­fi­ca­ción –csv-). Estas apos­ti­llas se podrán des­car­gar pos­te­rior­mente a tra­vés de la Sede Elec­tró­nica del Minis­te­rio de Jus­ti­cia.

Reglamento UE 2016/1191

En vigor desde el 16 de febrero de 2019 ², per­mite que deter­mi­na­dos docu­men­tos públi­cos ema­na­dos por auto­ri­da­des de la Unión Euro­pea no ten­gan que ser apos­ti­lla­dos para des­ple­gar su efi­ca­cia. Tam­poco se exi­girá su tra­duc­ción, por­que debe­rán emi­tirse en todas las len­guas ofi­cia­les de la Unión; y tam­poco será nece­sa­rio exhi­bir el ori­gi­nal del docu­mento puesto que su auten­ti­ci­dad podrá com­pro­barse mediante la pla­ta­forma Sis­tema de Infor­ma­ción del Mer­cado Inte­rior).

La exo­ne­ra­ción de la apos­ti­lla es para docu­men­tos rela­ti­vos a deter­mi­na­das mate­rias y que sean expe­di­dos por las auto­ri­da­des diplo­má­ti­cas y con­su­la­res, las auto­ri­da­des judi­cia­les, actas nota­ria­les, y cer­ti­fi­ca­dos ofi­cia­les sobre docu­men­tos pri­va­dos. Las mate­rias son las siguien­tes: filia­ción; naci­miento y fe de vida; adop­ción; matri­mo­nio y unión de hecho regis­trada; sepa­ra­ción, divor­cio y nuli­dad matri­mo­nial; falle­ci­miento; nacio­na­li­dad y resi­den­cia; ante­ce­den­tes pena­les; sufra­gio activo y pasivo.