Aquellas personas físicas o jurídicas que no sean residentes en España, pero que tengan que tributar en España por determinadas rentas, han de tener un representante: el Representante del No Residente.

Según sea el caso puede ser obligatorio o no que lo tengan, pero siempre es recomendable. La obligatoriedad nace por la Ley, pero la conveniencia por la seguridad y tranquilidad del cumplimiento voluntario de las obligaciones fiscales.

Casos en los que es obligatorio tener un representante

Entre los casos más habituales en los que es obligatorio contar con un representante, enunciamos los siguientes:

• Cuando la persona actúe en España mediante un establecimiento permanente.
• Cuando se trate de entidades en régimen de atribución de rentas constituidas en el extranjero con presencia en España.
• Cuando la administración tributaria le requiera para que lo nombre en atención a la cuantía y características de la renta obtenida en España.
• Cuando se trate de rendimientos derivados de actividades o explotaciones económicas sin establecimiento permanente en que quepa deducir gastos de costes de personal, abastecimiento de materiales y suministros para determinar la base imponible.
• Cuando sean residentes en un Estado con el que España no tenga un efectivo intercambio de información tributaria.

Puede exponernos sus circunstancias concretas para saber si viene obligado a tener representante

Además de la obligatoriedad y conveniencia, no nombrar representante en estos casos supone una infracción grave sancionable con una multa de 2.000 euros. Si el obligado es residente de un Estado con el que no exista intercambio de información tributaria con España, la multa será de 6.000 euros.

Representante del no residente voluntariamente

Aunque no se esté en los anteriores casos donde el nombramiento sea obligatorio, como hemos dicho al inicio siempre es recomendable contar con un representante profesional y experimentado en España.

La función básica del representante del no residente voluntario es la colaboración para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, ser interlocutor con la administración y recibir puntualmente todas las notificaciones. El representado obtendrá, con un coste razonable, un trato profesional por quien conoce las instituciones españolas así como la tranquilidad de que las obligaciones formales serán debidamente cumplidas.

Además, en nuestro caso, no nos limitamos a la representación ante la Agencia Tributaria, sino que se extiende a una representación legal a todos los efectos en todos los ámbitos jurídicos.

Requisitos del representante y de la representación

El representante del no residente puede ser tanto una persona física como una persona jurídica que tenga su residencia fiscal en España; preferentemente un profesional cualificado. El domicilio fiscal del representante se constituirá como el domicilio en España del no residente sin establecimiento permanente a los efectos del Impuesto sobre la Renta de los No Residentes.

Ha de ser nombrado, a lo sumo, al fin del plazo de declaración del Impuesto sobre la Renta de los No Residentes. La designación, que la comunicará el propio representante a la Agencia Tributaria, ha de constar en escritura pública o ser mediante comparecencia ante la propia Agencia Tributaria (presencial o mediante acreditación digital).

Aunque existen ciertos casos en los que, sin ser nombrado expresamente, la Agencia Tributaria presume que cierta persona es el representante del no residente.

El representante, en principio, no es responsable tributario del no residente al que representa. Aunque sí tendrá responsabilidad si es quien causa o colabora en la comisión de infracciones. Además, si se trata de un profesional colegiado (por ejemplo, un abogado), incurrirá en las responsabilidades propias de su profesión, respondiendo tanto deontológicamente como civilmente frente a su representado (lo cual es una garantía más de su buen hacer).

El representante del no residente: Responsabilidad

Existen casos específicos en los que el representante del no residente sí es responsable de su representado:

• Los pagadores de determinados rendimientos. Su responsabilidad es solidaria salvo cuando exista la obligación de retener e ingresar a cuenta del Impuesto. En tales casos, que son prácticamente la totalidad, su responsabilidad nace como retenedor (ello supone que puede ser sancionado, cosa que la responsabilidad del representante no alcanza).
• Los depositarios o gestores de bienes y derechos no afectos a un establecimiento permanente. Para que nazca su responsabilidad se requiere un proceso administrativo que concluya en tal sentido, es decir, no es automática. Lo anterior tiene una excepción: si el no residente es residente de un Estado catalogado como paraíso fiscal.
• Los representantes de los Establecimientos Permanentes y de las entidades en atribución de rentas constituidas en el extranjero con presencia en España.

La responsabilidad de todos los representantes responsables alcanza a la deuda tributaria, a los intereses de demora y a los recargos, pero no a las sanciones. En el caso de los pagadores, hemos de matizar que el alcance de su responsabilidad respecto de la deuda tributaria alcanza a los rendimientos satisfechos a los no residentes pero no a las ganancias.