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La Apostilla de La Haya

17 febrero 2019

Introducción

Para que un documento público sea reconocido en el extranjero ha de ser certificada su autenticidad por la autoridad del estado que lo emite, y esta certificación se llama apostilla (apostilla de La Haya). Lo que se certifica es el origen del documento apostillado, es decir, la autenticidad de la firma y sello de la autoridad emisora así como su capacidad para expedirlo dentro del ordenamiento jurídico del estado en cuestión, y no su contenido.

Este sistema se implantó mediante un Convenio de fecha 5 de Octubre de 1961 firmado en La Haya por determinados países al que luego se unieron otros tantos (hoy unos cien, incluyendo todos los de la Unión Europea). Es conocido como Convenio de la Haya. Para ser aplicado, ambos estados han de haber firmado el Convenio (el estado en el que se emite el documento y el estado en que se quiere hacer valer).

No obstante, el 16 de febrero de 2019 entró en vigor el Reglamento UE 2016/1191 por el cual determinados documentos públicos no necesitan de la apostilla para que tengan plena eficacia, como más adelante se expondrá.

Convenio Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros (hecho el 5 de octubre de 1961) 1

Los Estados signatarios del presente Convenio, deseando suprimir la exigencia de legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros, han resuelto concluir un Convenio a tal efecto y han acordado las disposiciones siguientes:

Artículo 1: El presente Convenio se aplicará a los documentos públicos que hayan sido autorizados en el territorio de un Estado contratante y que deban ser presentados en el territorio de otro Estado contratante.

 

¿Qué documentos deben apostillarse?

Solo los documentos públicos, que son:

  • Documentos judiciales: Documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado (magistrados, jueces, secretarios judiciales, letrados de la administración de justicia, fiscales, oficiales o agentes judiciales, etc.)
  • Documentos administrativos: Documentos dimanantes de los funcionarios públicos (sean de ámbito estatal, de las comunidades autónomas, o entes locales –diputaciones, ayuntamientos, cabildos, concejos, etc.-).
  • Documentos notariales: Documentos autorizados por un Notario (escrituras y actas).
  • Documentos privados sobre los que se haya estampado una certificación oficial o notarial (de autenticidad, de registro, de legitimación de firma, etc.).

No obstante lo anterior, a pesar de ser públicos, no necesitan apostilla los siguientes documentos:

  • Documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
  • Documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
  • Documentos que por aplicación de otros convenios internacionales estén expresamente exentos de ser apostillados.

 

¿Quién puede solicitar la apostilla de un documento?

No es necesario que el solicitante sea interesado o parte en el documento, basta tenerlo. Es decir, cualquier persona puede solicitar la apostilla de un documento original que esté en su posesión.

 

¿Y quién emite la apostilla?

Cada estado decide qué autoridad es competente para apostillar los documentos emitidos en su territorio, pudiendo ser una o varias. En España, dependiendo del tipo de documento, existen varias autoridades para tal fin:

  1. Documentos judiciales expedidos por la Audiencia Nacional y por el Tribunal Supremo: Secretarios de Gobierno de los respectivos tribunales o en quien ellos deleguen.
  2. Otros documentos judiciales (los certificados expedidos por el Registro Civil son documentos judiciales) y documentos administrativos (*): (i) Ministerio de Justicia (a través de su Oficina Central de Atención al Ciudadano, de las Gerencias Territoriales o de las Oficinas Delegadas). (ii) Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia.
  3. Documentos notariales o documentos privados con firma legitimada por Notario: Colegios Notariales o notarios delegados por dichos Colegios.
  4. Documentos públicos judiciales expedidos por la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo: Secretarios de Gobierno de los respectivos tribunales o en quien ellos deleguen.

(*) En algunos casos, determinados documentos administrativos necesitan que previamente sea reconocida la firma de la autoridad que lo expide.

 

Apostilla en formato electrónico

El Ministerio de Justicia de España también ofrece emitir la apostilla electrónica quedando todas ellas incorporadas en un único Registro electrónico. Los documentos emitidos en papel pueden ser apostillados tanto en papel como electrónicamente, pero los emitidos en soporte electrónico solo pueden ser apostillados en formato electrónico. Las apostillas electrónicas están firmadas digitalmente y contendrán el documento público embebido en ellas, con lo que se garantiza que el documento apostillado no ha sido alterado tras su emisión (ya que disponen de un Código Seguro de Verificación –csv-). Estas apostillas se podrán descargar posteriormente a través de la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia.

 

Reglamento UE 2016/1191

En vigor desde el 16 de febrero de 2019 2, permite que determinados documentos públicos emanados por autoridades de la Unión Europea no tengan que ser apostillados para desplegar su eficacia. Tampoco se exigirá su traducción, porque deberán emitirse en todas las lenguas oficiales de la Unión; y tampoco será necesario exhibir el original del documento puesto que su autenticidad podrá comprobarse mediante la plataforma Sistema de Información del Mercado Interior).

La exoneración de la apostilla es para documentos relativos a determinadas materias y que sean expedidos por las autoridades diplomáticas y consulares, las autoridades judiciales, actas notariales, y  certificados oficiales sobre documentos privados. Las materias son las siguientes: filiación; nacimiento y fe de vida; adopción; matrimonio y unión de hecho registrada; separación, divorcio y nulidad matrimonial; fallecimiento; nacionalidad y residencia; antecedentes penales; sufragio activo y pasivo.

 

Notas (para volver al texto, pinche en el número de la nota):
  • 1 Traducción preparada por los Profesores Borrás y González Campos – “Recopilación de los Convenios de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (1951-2007), coordinación y estudio preliminar de Alegría Borrás y Julio D. González Campos, 2ª edición, Madrid (Editorial Marcial Pons), 2008” – y revisada en colaboración con la Oficina Permanente de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado.
  • 2 Reglamento (UE) 2016/1191 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 6 de julio de 2016, por el que se facilita la libre circulación de los ciudadanos simplificando los requisitos de presentación de determinados documentos públicos en la Unión Europea y por el que se modifica el Reglamento (UE) n.° 1024/2012

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